المراسلات التجارية

 

تعريف قواعد البيانات و أهم مميزاتها :

1 ) تعريف قواعد البيانات : 

تعرف قواعد البيانات على أنّها مجموعة من المعلومات التي تم تنظيمها خصّيصًا لعمليات البحث السريع، والتي يتم الوصول اليها عن طريق جهاز الحاسوب، وتُخزّن هذه المعلومات على أجهزة التخزين كالقرص المغناطيسي ويمكن تقسيم هذه المعلومات ضمن ملفات تقسّم الى سجلات، وتحتوي العديد من قواعد البيانات التي تختص بالأحرف والكلمات على نصوص لغويّة، بينما تحتوي القواعد المختصة بالأرقام على جداول مالية وإحصاءات عامة وبيانات علمية وتقنية، ويمكن أن يحتفظ الحاسوب الشخصي على قاعدة بيانات صغيرة تستخدم من قبل الأفراد في المنزل، وتتميز بأنّها مترابطة ومنسجمة مع برامج الحاسوب المكتبيّة بما في ذلك برامج جداول البيانات مما يجعلها مرغوبة أكثر وذات أهمية في حياة الأعمال، وتشتمل استخداماتها التجارية على حجوزات شركات الطيران والسجلات الطبية في المستشفيات والسجلات القانونية لشركات التأمين، وسيتحدّث هذا المقال بشكل مُفصل عن أنواع قواعد البيانات.

2 ) أنواع قواعد البيانات :

و تنقسم إلى :

1》قواعد البيانات الهرمية :

تعدّ قواعد البيانات الهرمية واحدة من أقدم الأنواع المعروفة والتي طوّرتها شركة IBM ويشبه الهيكل التنظيمي بهذا النوع بشكل الشجرة، وقد أصبح من النادر استعماله في الوقت الحاضر ورغم ذلك يمتلك هذا النوع إيجابيات عدة منها سهولة إضافة وحذف المعلومات الجديدة وقدرة الوصول الى البيانات أيًا كان موقعها في التسلسل الهرمي بسرعة كبيرة وإنسجامها مع أجهزة التخزين الخطية مثل الأشرطة ويتميز بقدرته على ربط العلاقة الواحدة المُتشعبة الى عدة علاقات، وقد تنعكس هذه الإيجابيات بسبب وجود بعض المعيقات كعدم قدرة النوع الهرمي على القيام بعدة علاقات في القاعدة وهو يسمح فقط بعلاقة واحدة مٌتشعبة ويتطلب تخزين البيانات بشكل متكرر.

2》قواعد البيانات الشبكية :

تعدّ قواعد البيانات الشبكية شبيهة بالقواعد الهرمية وذلك بسبب تسميتها المتكررة بأنّها نسخة مُعدلة من القواعد الهرمية، وتم تصميم هذا النوع كطريقة مَرنة لتمثيل المواضيع والعلاقات التي تربطها مع بعضها البعض، ومن إيجابياته أنه بسيط من حيث التصميم والمفهوم وهو أكثر فاعلية من النوع الهرمي من ناحية تكرار المعلومات ويستطيع الوصول الى البيانات وعزل البرامج عن تعقيدات معدات التخزين بشكل أفضل وأسهل من النموذج الهرمي، وقد توجد محددات لهذا النوع منها صعوبة القيام بالتعديلات الهيكلية لشكله وقد يجد المستخدم صعوبة في إدراج وحذف أو تعديل أي سجل بسبب وجود عدد كبير من الإجراءات المتبعة لذلك.

3》قواعد البيانات العلائقية :

تمّ تطوير القواعد العلائقية في عام 1970، وفي هذا النوع تصنف البيانات ضمن صفوف وأعمدة ويتكون من ثلاثة مكونات رئيسة وهي العلاقة والصفة والمجال، وتعبر العلاقات عن جداول من الصفوف والأعمدة ويطلق على الأعمدة اسم الصفات والمجال هي القيم المُستخرجة من الجداول الموضوعة في القاعدة ولهذا النوع عدة إيجابيات وسلبيات منها:

● يعتبر أحد أشهر الأنواع المستخدمة.

● لا يوجد تأثير على القاعدة عند إحداث عملية تغيير في بنيتها.

● يعدّ الشكل الهيكلي للجداول أسهل من ناحية التعامل والوصول الى البيانات.

● يسهل المحافظة على أمن وسلامة القواعد في هذا لانوع.

● لا يستطيع هذا النوع التعامل مع قواعد البيانات الضخمة.

● ميزة سهولة التصميم يمكن أن تنقلب ليصبح التصميم سيء.

● صعوبة رسم خرائط للأشكال.

٤》قواعد البيانات موجهة الأهداف :

تتمّ برمجة البيانات لتعبّر عن أهداف ومواضيع محددة وتختلف عن قواعد البيانات العلائقية التي تكون موجّهة نحو جداول؛ حيث يكون الاعتماد على مفهوم لغة البرمجة الموجّه نحو الموضوع وهي في الوقت الحاضر تستخدم بشكل واسع ومنتشر، ومن ميزاتها قدرتها على التعامل مع أشكال مختلفة من البيانات بعكس النظام العلائقيّ الذي يتعامل مع شكل واحد، وتشمل هذه الأشكال الصور والنصّوص والأرقام وغيرها من الوسائط الرقمية، وتمتاز بانخفاض تكلفة صيانتها مقارنة مع الأنواع الأخرى.

3 ) مميزات قواعد البيانات : 

● سرعة الوصول والاسترجاع للبيانات، حيث يسهل هذا النظام حفظ المعلومات والوصول إليها بكل سهولة فيما يتعلّق بالعميل، مثل: رقمه، أو اسمه. 

● توفير المساحات الهائلة التي تحتلّها مكاتب الأرشيف.

● تكامل البيانات، حيث يمكننا ربط النظام البنكيّ مع السجل المدنيّ، لنحصل على بيانات ذات صلة بالعميل لإنشاء الحساب، وبالتالي سيكون الحساب مرتبطاً بسجله الوطني لنحصل على البيانات من جهة موثوقة.

● السهولة في مشاركة البيانات الرقميّة مقارنة بالبيانات الورقيّة.

● السريّة والأمان في حفظ البيانات، فهي من الأساليب التي تمكّن من حفظ نسخ احتياطية للبيانات، وضمان عدم فقدان البيانات في أي ظرف مقارنة بالنظام الورقي، فالحريق الصغير بمخزن الأوراق يجعل البنك أو العميل مفلساً.

● امتلاك التقارير، حيث تسهل التقارير على المؤسسات دراسة جوانب الضعف والقوة في عمل المؤسسة، لتتمكن من تطوير الأداء على مختلف المستويات المحاسبيّة، أو الإداريّة، أو الإنتاجيّة، وتحقيق العائد الربحي الجيّد.

4 ) أهمية قواعد البيانات : 

لقواعد البيانات أهميّة كبيرة في الأعمال المُختلفة، وأهميّتها تبرز في العديد من النّقاط والتي منها:

●تُساعد قواعد البيانات وبشكل كبير على تسريع عمليّة الوصول إلى البيانات التي تتضمّنها، فبدلاً من البحث هنا وهناك، يتمّ تجميع البيانات اللّازمة بحيث تُسهّل عمليّة الولوج إليها ومُعالجتها أو توظيفها في أعمال مُختلفة في المستقبل.

●تُسهّل قواعد البيانات وبشكل كبير جدّاً عمليّة التّعديل على هذه البيانات في المُستقبل، كما تُسهّل وبشكلٍ كبير عمليّة إجراء التّحديثات الضروريّة، بالإضافة إلى تسهيلها لعمليّات الحدف أو الإضافة.

●تُساعد قواعد البيانات في الإجابة عن أيّ استفهام أو استفسار يتعلّق مُباشرةً بالبيانات التي تمّ حفظها وتخزينها ضمن هذه القواعد، وفي أيّ وقت كان.

●تُساعد على تنسيق وتجميع البيانات الضّخمة بشكل هرميّ ليُسهّل إدارتها واسترجاعها.

أقراء ايضن :

أنظمة التشغيل.

لغات البرمجة.

أهمية تقنية المعلومات و استعمالاتها.

هذا و بالله التوفيق والنجاح الدائم للجميع .