المراسلات التجارية :
1 ) تعريف المراسلات التجارية :
المراسلات التجارية تعني تبادل المعلومات بتنسيق مكتوب لعملية الأنشطة التجارية. يمكن أن تتم المراسلات التجارية بين المنظمات أو داخل المنظمات أو بين العملاء والمؤسسة. تشير المراسلات إلى الاتصال الكتابي بين الأشخاص. ومن ثم فإن الاتصال الشفوي أو الاتصال وجهاً لوجه ليس مراسلات تجارية.
2 ) الحاجة إلى التواصل الكتابي :
● الحفاظ على علاقة مناسبة.
● بمثابة دليل أو سجل تاريخي لأنشطة العمل.
● إنشاء والحفاظ على السمعة الحسنة .
● غير مكلف وملائم.
● الاتصال الرسمي.
● مستقل مهارات التعامل مع الآخرين .
٣ ) أنواع المراسلات :
■ خطابات العمل :
رسائل العمل هي أكثر وسائل الاتصال رسمية بعد أنساق محددة. إنها موجهة إلى شخص أو منظمة معينة. يتبع خطاب العمل الجيد السبعة C من الاتصال . الأنواع المختلفة من خطابات العمل المستخدمة بناءً على سياقها هي كما يلي ،
● خطابات الاستفسار .
● خطابات المطالبة / الشكاوى.
● خطابات التطبيق .
● خطابات الموافقة / الرفض.
● خطابات التوصية.
● خطابات الوعد.
■ الخطابات الرسمية يمكن أن تكون مكتوبة بخط اليد أو مطبوعة. أدى التحديث إلى استخدام وسائل جديدة للمراسلات التجارية مثل البريد الإلكتروني والفاكس.
■ البريد الإلكتروني :
البريد الإلكتروني هو أحدث وسيلة رسمية للاتصال التجاري. إنها الطريقة الأكثر استخدامًا للاتصال الكتابي والتي تتم عادةً بأسلوب المحادثة. يتم استخدامه عندما تكون هناك حاجة للتواصل مع جمهور كبير في المنظمة.
■ مذكرة :
المذكرة هي مستند يستخدم للتواصل الداخلي داخل المنظمة. يمكن صياغة المذكرات من قبل الإدارة وتوجيهها إلى الموظفين الآخرين ، ويتم إرسالها مع الحوالة المالية. يتم إرسال المذكرات إلى العديد من الأشخاص في الفريق عند الحاجة إلى تحديث الأمور التجارية المهمة لهم أو إلى شخص واحد للحصول على سجل مكتوب بالمعلومات.
4 ) أقسام الرسالات :
1- اسم المرسل وعنوانة ) أسم المنظمة وعنوانها ) .
ويدون تحت العنوان : أسم المرسل- فعاليتة – مكان وجودة – صندوق البريد – رقم الفاكس .
2- رقم السجل التجاري ( في حالة الرسالة التجارية )
ويعتبر توثيقا قانونيا للتاجر ومصدرا للمعلومات .
3- الموضوع
ويتضمن الأفكار والمعلومات والرغبات التي يريد إيصالها المرسل إلى المرسل إليه , ويراعى عند كتابة الموضوع اتباع الملاحظات المرغوبة في صياغة الموضوع .
4- التاريخ
ويتضمن تاريخ إرسال الرسالة ويفضل أن يكون بالأحرف وغالبا يكون على الجهة اليمنى من الرسالة .
5- رقم الرسائل
وهو يشير إلى رقم الرسالة في دفتر الرسائل .
6- اسم المرسل إلية وعنوانة :
يكتب على الجهة اليمنى من غلاف الرسالة وينسق كالآتي
اسم الدولة – اسم المدينة- اسم المنطقة .
الشارع – المبنى ورقمة – رقم صندوق البريد إن وجد .
7- التحية الافتتاحية
لعل أشهر ما يستخدم في التحية الافتتاحية هي كلمة عزيزي مع لقب السيد أو السيدة.
8- موضوع الافتتاحية
يستخدم سطر الموضوع لوصف الغاية من كتابة الرسالة , واستخدام الموضوع ليس حتميا في المراسلات التجارية , لكن يفضل استخدامة بشكل خاص مع الجهات التي تتلقى عددا كبيرا من الرسائل .
9- التحية الختامية
يستخدم عادة كتحية ختامية كلمة المخلص ويفضل وضعها بعد سطرين من آخر سطر من الرسالة .
10- توقيع الرسالة
يتم التوقيع من قبل المرسل أو الشخص المفوض رسميا عن الجهة المرسلة .
5 ) تصميم الرسالة وصياغتها :
بما أن الغاية من الرسالة هي إطلاع المرسل إلية على معلومات أو طرح أسئلة علية أو أي استفسارات , فيجب عند إعداد الرسالة توفر بعض الصفات في مرسل الرسالة, نذكر منها تمكنة من اللغه لإيصال أفكاره ورغباتة بوضوح لا يقبل الشك , حيث يجب الابتعاد عن استعمال الكلمات الغريبة واستخدام الكلمات المعاصرة وتشكيل الكلمات التي تحتاج للتشكيل واستخدام علامات الترقيم ما أمكن .
وعند صياغة الرسالة مهما كان نوعها لا بد من مراعاة مجموعة من المواصفات تتحلى بــــ :
● أن يرسم السكرتير في مخيلتة صورة للرسالة التي يود إرسالها والأسئلة التي يريد طرحها , ثم يصيغ رسالتة متوقعا ردود فعل المرسل إلية .
● أن تكون الرسالة واضحة ,خالية من الغموض , تركز على الأمور الأكثر أهمية , لبلوغ فهم الطرف المرسل إلية .
● يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات , كل واحدة منها تعالج موضوعا محددا .
● أن تذكر في الرسالة النقاط بالترتيب وتبويب بأسلوب منسق ومترابط .
● أن تخلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية .
● على السكرتير ومنشئ الرسالة أن يحرصا على الاختصار ( الاختزال ) والحبكة الجيدة والدقة .
أقراء ايضن :
إرسال تعليق